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Comment réussir la communication d'un événement ?


Rencontre évenementielle

Organiser un événement est souvent un moment décisif pour une entreprise. Lancement d'un nouveau produit, anniversaire d'entreprise, manifestation incentive, les raisons sont nombreuses, tout comme les enjeux. En effet, les entreprises ou les marques voient dans le marketing évènementiel l'occasion de renforcer leur notoriété. Cependant, ces évènements d'entreprise sont généralement des moments clés, même s'ils demeurent conviviaux. Comment faire de ces rencontres évènementielles des moments réussis ? Et comment réussir la communication d'un évènement ?



1-Établir les objectifs et clarifier les actions

Vous avez décidé d'organiser un événement pour le lancement d'un nouveau produit ou pour les 10 ans de votre entreprise ? Avant d'en parler et de le faire savoir au plus grand nombre, il vous faut déterminer comment vous allez l'organiser.


Définir les objectifs

Ainsi, la première des étapes sera d'établir les objectifs. À la manière des stratégies marketing, vous devrez établir l'objectif SMART. Définissez celui-ci de la façon la plus précise possible. N'oubliez pas que votre objectif SMART doit être :

  • Spécifique

  • Mesurable

  • Atteignable

  • Réaliste

  • Temporel

Mettre en place un plan d'actions


Une fois que vous avez défini l'objectif SMART de votre événement, vous pouvez réfléchir à la façon d'agir pour y parvenir. Il vous faudra dresser un plan d'actions pour déterminer les éléments clés de votre soirée évènementielle.

  1. Forme de l'événement

  2. Cible de l'évenement

  3. Nombre de participants

  4. Moments forts de l'événement

  5. Prestataires et traiteurs

  6. Relations-presse

Un premier état des lieux dressé, vous pourrez vous concentrer sur sa réalisation. Pour mener à bien le plan d'actions mieux vaudra utiliser un rétroplanning. Les plus faciles se présentent sous la forme d'un diagramme de Gannt que vous pourrez facilement intégrer dans une gestion de projet.


Il est temps désormais de vous concentrer sur la communication de l'événement. Et de créer le contenu approprié.


2- Créer le contenu de l'événement

Créer du contenu pour l'événement est essentiel, car c'est lui qui vous assurera un taux de fréquentation élevé. De fait, une fois que vous aurez déterminé votre cible ou vos invités, il faudra définir comment leur en parler. Ces axes de communication dépendront bien évidemment de vos cibles potentielles et de votre ligne éditoriale. C'est pourquoi vous devez tout d'abord répondre à 2 questions principales :

  • L'événement est-il un événement privé ?

  • L'évenement est-il un événement public ?

Dans le cas de l'événement privé, les invités seront des gens connus de vos services. Vous allez donc utiliser des leviers de communication de type e-mailing, CRM, leads, etc.


Dans le cas de l'événement public, vous utiliserez les réseaux sociaux, les influenceurs. Vous pourrez également avoir recours aux landing pages, aux lives, etc.


Landing page
Landing page - photo wix

La landing page : un outil pour drainer du trafic


Traduite en français par "page d'atterrissage" ou encore " page de destination, la landing page est une page sur laquelle va être redirigé un internaute après avoir cliqué sur un lien. C'est un élément capital dans une campagne marketing, car elle permet de transformer un visiteur en prospect.


Dans le cadre de l'évenement, la landing page sera un support à ne surtout pas négliger. En effet, vous pourrez y inscrire les éléments clés de votre soirée évenementielle : l'heure, la date, le lieu. N'oubliez pas le formulaire d'inscription. Tout d'abord il vous permettra de prévoir le nombre de personnes présentes, mais ensuite de recueillir les données ou autrement dit "les leads".


Par ailleurs, il vous faudra également penser à rédiger du contenu pour votre blog. Mieux vaudra rédiger ou faire rédiger plusieurs articles de blog pour créer une thématique autour de votre événement. Ce sera là, l'occasion de sensibiliser le public à votre projet événementiel. Pour relayer l'information sur les réseaux sociaux, n'oubliez pas de créer des # hashtags



3- Créer un hashtag spécifique pour l'événement

Vous voulez organiser un évènement public pour toucher le plus grand nombre de personnes ? Si vous voulez transformer vos leads en leads qualifiés ou leads chauds, il faudra travailler sur la cible. En ce sens , la création d'un hashtag sera indispensable.


Le hashstag est constitué du symbole # auquel on ajoute un mot-clé. Par exemple, sur www.cpm-marketing.fr, on pourra créer un #atelierredactionoptimisée à chaque lancement de cet atelier de rédaction optimisée. Mais pour une soirée évènementielle vous pouvez créer un #salondesetudiants, #lancementcliohybride #10ansentreprisedupont, etc.


Le but de ce hashtag est de créer un flux de contenus et de commentaires en rapport avec votre événement. Il devra figurer sur chacune des publications Instagram, Facebook ou encore Twitter, mais aussi sur vos affiches, etc. Ce hashtag sera en quelque sorte le "cri de ralliement" de cette soirée évènementielle.


Bien évidemment la diffusion de ce hashtag sur les bons réseaux sociaux devra se faire en accord avec votre cible, c'est-à-dire votre buyer persona.




4- Les influenceurs : des invités VIP pour vos événements

Vous avez envie de donner plus d'impact à votre événement ? Alors, pensez influenceurs. Choisissez parmi les blogueurs ou les personnes qui proposent du contenu en rapport avec votre marque. Pour des questions pratiques et pour éviter d'engendrer encore des frais, notamment liés à un hébergement, choisissez des influenceurs proches de chez vous.


Toutefois, ne choisissez pas votre influenceur n'importe comment. Choisissez ceux qui ont une communauté active, qui publient du contenu de qualité et qui ont un taux d'engagement important.


5- Communiquer sur les réseaux sociaux

La communication sur les réseaux sociaux sera sans nul doute le nerf de la guerre de votre événement d'entreprise.


Relayer l'information sur Facebook

En plus de la création d'une notification, il sera fort utile d'utiliser la fonction "créer un événement" de la page Facebook. En effet, grâce à cette fonction dédiée vous pourrez informer les internautes de votre événement et leur permettre de s'y inscrire facilement. Il vous faudra faire un effort pour donner toutes les modalités d'inscriptions pour préciser :

  • Le thème

  • Le lieu

  • Les intervenants

  • Le lien pour s'inscrire

Il est conseillé de faire un lien qui pointe sur votre site ou vers une page dédiée. L'important étant de récupérer des leads. Par ailleurs, rien ne vous empêche de booster votre publication pour toucher plus de personnes.


Relayer l'information sur Twitter

Sur Twitter, vous pourrez faire un Tweet et le sponsoriser par la suite. Préparez bien votre message pour être synthétique et axez tout sur votre visuel. Bien entendu, il faudra impérativement avoir un lien vers votre landing page.



Tweet événement
Tweet pour annoncer un événement

Relayer l'information sur LinkedIn

Enfin, si votre événement s'adresse à des clients professionnels, donc du BtoB, il est indispensable de communiquer sur l'événement sur LinkedIn. En revanche, il n'y a pas de fonctionnalité spécifique pour les inscriptions. En revanche sur LinkedIn vous pourrez faire distribution de billets via le site de billetweb.fr


6- La communication pendant l'événement

Ne croyez pas qu'une fois votre événement organisé et que vous en avez fini avec la logistique, vous pouvez vous mettre en roue libre. Loin de là ! Les événements d'entreprise nécessitent une attention de tous les instants. Que vous optiez pour de simples cocktails ou pour une soirée dinatoire avec traiteur, vous devez donner un rythme à votre soirée évenementielle.


La décomposition de votre soirée en moments clés


Ainsi, vous pouvez la décomposer en plusieurs temps :

  • Un discours d'accueil ou d'introduction à votre nouveau produit

  • Une présentation sous forme de vidéo

  • Une partie découverte produit sous forme de test produit ou de présentation physique

  • La partie dinatoire ou cocktails

Donner un rythme à votre soirée de gala, votre soirée d'anniversaire entreprise ou votre lancement de produit pour faire de votre événement, un événement marquant.


Enfin, dans votre checklist des choses à faire pour en faire la promotion, n'oubliez pas de faire des retransmissions en live. Vous pourrez également déposer des affiches sur les tables ou sur un kakemono pour indiquer un lien vers une page live et d'ajouter le #hastag. Ainsi, vos invités pourront également faire des commentaires en direct.



7- Le reporting post événement

Bien évidemment l'intérêt d'organiser un événement répond à 3 types de stratégies de communication et marketing :

  • Augmenter votre notoriété (faire connaitre votre marque, vos produits, vos services)

  • Trouver de nouveaux clients parmi des prospects qualifiés

  • Fidéliser vos clients et partenaires

L'analyse des données


De fait, il est essentiel de faire une analyse post événement. Tout d'abord l'insertion d'un QR code sur votre billet, vous permettra de faire un pointage des présents. L'intérêt est bien évidemment de pouvoir recontacter ceux qui ont montré un intérêt pour votre produit.

La publication de contenu post événement


Si l'événement a été organisé dans l'objectif de remercier vos clients ou partenaires pour leur fidélité, la diffusion vidéo est essentielle. D'une part, car cela augmentera votre notoriété en communiquant sur votre événement d'entreprise. D'autre par vous remercierez vos partenaires en soulignant leurs engagements à vos côtés.


Ainsi, vous pourrez utiliser plusieurs types de contenu comme la vidéo, l'article de blog, mais également une communication print par le biais de vos relations presse.



Vous l'aurez compris, la communication d'un événement est un élément clé pour sa réussite. Bien évidemment, organiser un événement d'entreprise demande du temps et de l'implication. Par ailleurs, cela implique de bien connaitre les rouages marketing et communication pour faire de cet événement une réussite. Faire appel à une agence événementiel ou bénéficier d'un conseil événementiel vous sera d'un grand secours. Si vous aussi vous voulez organiser un événement d'entreprise ou promouvoir vos manifestations, laissez-vous porter par l' expertise en marketing événementiel de cpm-marketing














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